Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng. Một địa điểm không phù hợp có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm khách mời và hiệu quả tổng thể của chương trình. Trong bài viết này, hãy cùng Mashup tìm hiểu những sai lầm thường gặp khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện để bạn có thể tránh và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Chọn địa điểm tổ chức sự kiện mà không khảo sát thực tế

Một trong những sai lầm phổ biến khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện là chỉ tham khảo qua hình ảnh hoặc nghe tư vấn mà không trực tiếp khảo sát.
Các hình ảnh quảng cáo thường được chụp ở những góc đẹp nhất, ánh sáng tốt nhất, và đôi khi không phản ánh đúng thực tế.

Việc không khảo sát dẫn đến nhiều rủi ro:

• Diện tích không đúng như kỳ vọng, quá nhỏ hoặc quá rộng so với quy mô sự kiện.
• Cơ sở vật chất, âm thanh ánh sáng không đảm bảo như mô tả.
• Các tiện ích phụ trợ như bãi đỗ xe, nhà vệ sinh, lối đi lại… không thuận tiện.

Một buổi khảo sát thực tế sẽ giúp bạn kiểm tra mọi chi tiết: từ độ rộng không gian, trần cao thấp, hệ thống điều hòa, thang máy, thiết bị sẵn có,… Từ đó, bạn có cái nhìn chính xác hơn và dễ dàng đưa ra quyết định phù hợp với yêu cầu sự kiện.

Bỏ qua yếu tố vị trí địa lý của địa điểm tổ chức sự kiện

Sai lầm khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện tiếp theo là không chú trọng đến vị trí địa lý.
Dù địa điểm đẹp đến đâu nhưng nếu quá xa trung tâm, giao thông bất tiện, khó tìm hoặc dễ bị kẹt xe thì sẽ gây khó khăn cho khách mời.

Một vị trí thuận lợi nên đáp ứng:

• Dễ tìm kiếm trên bản đồ, có biển chỉ dẫn rõ ràng.
• Giao thông kết nối tốt, hạn chế tình trạng kẹt xe.
• Có chỗ đỗ xe rộng rãi, thuận tiện cho cả ô tô và xe máy.
• Khu vực xung quanh an toàn, dễ chịu.

Ngoài ra, cũng cần lưu ý đến đối tượng khách mời. Ví dụ, nếu phần lớn khách là dân văn phòng nội thành thì không nên chọn địa điểm quá xa khu trung tâm Hà Nội hay TP.HCM.

Chọn đúng vị trí không chỉ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn thể hiện sự chu đáo, chuyên nghiệp trong khâu tổ chức.

Không tính toán kỹ sức chứa của địa điểm tổ chức sự kiện

Một lỗi nghiêm trọng khác là không đánh giá đúng sức chứa của địa điểm tổ chức sự kiện.
Nhiều đơn vị chỉ ước lượng sơ bộ hoặc tin vào con số “sức chứa tối đa” do địa điểm cung cấp, mà quên mất rằng:

• Nếu tổ chức gala dinner, tiệc ngồi bàn tròn thì sức chứa thực tế sẽ giảm đi rất nhiều so với hội thảo kiểu rạp hát.
• Nếu có sân khấu lớn, booth trưng bày hoặc khu vực trò chơi, không gian sử dụng cho khách sẽ càng bị thu hẹp.

Nếu chọn địa điểm quá nhỏ, khách mời sẽ cảm thấy ngột ngạt, chật chội. Ngược lại, nếu địa điểm quá lớn so với lượng khách, không khí sự kiện sẽ loãng, thiếu sự gắn kết.

Tốt nhất, bạn nên lập sơ đồ bố trí bàn ghế, sân khấu,… cụ thể để tính toán diện tích cần dùng, từ đó lựa chọn địa điểm vừa vặn nhất.

Quên kiểm tra hệ thống kỹ thuật tại địa điểm tổ chức sự kiện

Một trong những sai lầm lớn khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện là bỏ qua kiểm tra hệ thống kỹ thuật.
Âm thanh, ánh sáng, internet, máy chiếu,… đều là những yếu tố cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm người tham dự.

Các lỗi thường gặp bao gồm:

• Âm thanh rè, vang, hoặc không phủ đều toàn không gian.
• Ánh sáng quá tối, không tạo được điểm nhấn cho sân khấu.
• Mạng internet yếu, chập chờn, ảnh hưởng đến các phần livestream, tương tác trực tuyến.
• Máy chiếu chất lượng kém, hình ảnh mờ, màu sắc không chuẩn.

Để tránh rủi ro, bạn nên yêu cầu chạy thử toàn bộ hệ thống kỹ thuật trước sự kiện, hoặc thuê thêm đơn vị chuyên nghiệp để kiểm soát phần này nếu địa điểm không đáp ứng đủ tiêu chuẩn.

Bỏ qua các chi phí phát sinh tại địa điểm tổ chức sự kiện

Một sai lầm mà nhiều người mới tổ chức sự kiện lần đầu dễ mắc phải là không tính kỹ các chi phí phát sinh.
Ban đầu, giá thuê địa điểm nghe có vẻ hợp lý, nhưng đến khi tổng hợp lại, bạn có thể bị “choáng” vì:

• Phí thuê âm thanh, ánh sáng riêng.
• Phí nhân sự vận hành (kỹ thuật viên, bảo vệ, lễ tân,…).
• Phí set up thêm bàn ghế, backdrop, booth,…
• Phí ngoài giờ nếu chương trình kéo dài hơn dự kiến.

Để tránh bội chi ngân sách, bạn nên yêu cầu báo giá rõ ràng tất cả hạng mục ngay từ đầu và có điều khoản cam kết cụ thể trong hợp đồng.

Ngoài ra, hãy hỏi kỹ về quy định sử dụng dịch vụ ngoài (ví dụ: có được mang vào ban nhạc, MC riêng không) để chủ động trong việc kiểm soát chi phí và chất lượng dịch vụ.

Kết luận

Chọn địa điểm tổ chức sự kiện là một bước quan trọng, ảnh hưởng đến thành bại của chương trình.
Hiểu rõ những sai lầm thường gặp khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn tránh được những tình huống không mong muốn và tạo ra một sự kiện trọn vẹn, chuyên nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm một địa điểm tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp, hoặc cần đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói – đừng ngần ngại liên hệ với Mashup.
Chúng tôi cam kết đồng hành cùng bạn để tạo nên những khoảnh khắc đáng nhớ nhất!